Problem solving: pensare fuori dagli schemi

Che cosa è il problem solving?

 

La definizione può essere tradotta in italiano come risoluzione di un problema. Il problem solving è un processo, un’attività del pensiero che le persone mettono in atto per raggiungere una condizione desiderata a partire da una condizione data.

Il Problem Solving prevede delle fasi che aiutino la persona o il gruppo ad impostare correttamente il problema e a chiarire alcuni aspetti che lo confondono, impedendogli di trovare delle soluzioni.

Va precisato che il problem solving è un processo di risoluzione di problematiche che comprende diverse fasi come ad esempio il problem finding e il problem shaping.

Il problem finding è la fase in cui dobbiamo capire che c’è un problema. Sembra banale, ma non lo è affatto, per due motivi.

Il primo è che molto spesso siamo talmente dentro alle situazioni che non ci rendiamo nemmeno conto che il problema c’è e reiteriamo gli stessi comportamenti che abbiamo sempre avuto, sperando in un risultato diverso.

Il secondo è che per farlo bisogna fermarsi a pensare, a farsi delle domande. Spesso pensiamo “chi si ferma è perduto”. E invece è esattamente il contrario, chi non si ferma a pensare, a guardare le cose dall’esterno, a farsi domande, non può rendersi conto di ciò che avviene intorno a lui e non si accorge di elementi spesso fondamentali per la risoluzione del problema.

Il problem shaping, ovvero il concetto di dare forma ad un problema, ha invece lo scopo di delineare e definire meglio un problema, formulato in termini troppo vaghi per poter essere efficacemente affrontato e risolto.

 

 

A cosa serve?

 

Questo tipo di approccio ci aiuta nei processi implicati nell’affrontare i problemi di ogni genere.

La crescente complessificazione del contesto sociale, economico e tecnologico fanno sì che ciascuno di noi, se vuole eccellere nella propria professione, deve apprendere costantemente (è il cosiddetto Life Long Learning) sviluppando così svariate competenze dette “trasversali” o “soft skills” tra cui il problem solving, il pensiero critico e la creatività.

Il Problem Solving serve ad evitare di rispondere ad un problema con una reazione, spesso istintiva o basata su modelli conosciuti o esperienze vissute. Al contrario, si va al nocciolo della questione, capendo quindi dov’è il nodo e investendo lì tempo, energie e risorse economiche, utilizzando il pensiero laterale e la creatività per trovare soluzioni a volte mai applicate.

Risolvere problemi è un lavoro che si affronta quotidianamente. Dalle situazioni in famiglia, magari di tipo organizzativo, ai momenti di comunità (ad esempio nell’organizzazione di una fiera, una sagra, una festa) fino a alla nostra parte professionale, sia come individuo che come team o azienda. Il problem solving è una metodologia, un processo, quindi dove c’è un problema, questo processo è applicabile.

 

A chi serve?

Naturalmente in azienda è fondamentale adottare un processo come quello che abbiamo descritto, poiché il contesto economico e tecnologico non ci dà scampo, non possiamo impantanarci in comportamenti reiterati che non ci portano alla situazione che desideriamo. In azienda il Problem Solving è generalmente abbinato a strumenti altrettanto potenti come il brainstorming, il ciclo di Deming, le 5W2H, il diagramma di Ishikawa o di causa-effetto e così via. Oggi le aziende non si possono proprio esimere da questo.

Anche il singolo lavoratore può applicarlo, seppur in maniera più semplificata, ma non per questo meno efficace, nel momento in cui è bloccato in qualche aspetto professionale. Il primo passo è fermarsi e iniziare a guardare da più angolature lo stesso problema. Farsi domande senza preconcetti (chi cosa come quando perché) lasciando andare pregiudizi e vecchie esperienze, guardando davvero ciò che avviene. Bisogna trovare il vero nocciolo, non ciò che sta in superficie. Una volta individuato, spaziare con la creatività per creare connessioni mai viste prima: alcune saranno totalmente inapplicabili, altre saranno cose probabilmente già fatte, ma più lasciamo che pensiero laterale e creatività abbiano libero sfogo e più ci accorgeremo che le opzioni sono moltissime.

 

Quanto tempo serve per vedere i risultati ?

Naturalmente dipende dal tipo di problema e dal numero di persone coinvolte. Il Problem Solving è un processo, quindi certamente non funziona come un’illuminazione, non è immediato, va digerito. Ci porta fuori dalla zona di comfort molto spesso, quindi all’inizio sembra “complicato e faticoso”. Inoltre, è circolare, poiché quando applico la soluzione individuata, monitoro ciò che accade per capire se è quella ottimale o se possiamo ulteriormente migliorarla. E’ un po’ come rilasciare le nuove release di una applicazione, sistemiamo i bug e la rimettiamo in atto. Ma una volta che si impara il metodo, diventa tutto molto più rapido!

Capisco che sto andando verso la giusta direzione quando sto applicando una soluzione che non avevo mai adottato. E’ efficace se ottengo una reazione diversa dall’altra parte. E’ efficace quando i numeri me lo dicono. La fase di check dopo l’applicazione della soluzione è importante tanto quanto quella di analisi, perché mi darà nuovi elementi.

 

Quali sono gli errori più comuni a cui fare attenzione?

 

Se il vero problema non viene correttamente identificato si corre il rischio di lavorare alla soluzione di un falso problema risolvendo solo un falso fastidio che creerà la frustrazione di non essere stati capaci di sistemare la situazione problematica. Inoltre, il rischio è quello di giungere a conclusioni affrettate ritrovandosi così ad investire tempo e denaro nel fare attività che possono rivelarsi del tutto vane.

In alcuni casi si sono inoltre errori di linguaggio nell’analisi, in cui si fanno delle accuse (si cerca il colpevole anziché la soluzione) o delle lamentele (l’uomo trova spesso immediato conforto nel criticare ciò che è accaduto nel passato, ma alla lunga questo comportamento ha un effetto negativo in quanto contribuisce ad aumentare il senso di frustrazione ed impotenza di fronte ai problemi). A volte invece si è in presenza di una situazione poco chiara, magari dovuta ad una scarsa leadership, quindi si sta provando a fare un’azione che vale l’altra, cioè sembra che l’importante sia fare qualcosa.

 

Suggerimenti

Scomponete il problema: molti tra i metodi di Problem Solving suggeriscono di suddividere il problema principale in problemi più piccoli per renderlo più gestibile. Così non avrete più la sensazione di avere una montagna da scalare di fronte a voi.

 

Vuoi capire insieme a me come risolvere un problema, come arrivare ad una nuova soluzione? Scrivimi qui

Un film sul problem solving? Sicuramente “The Martian – Sopravvissuto” con Matt Damon! Guarda qui il trailer

By |2019-07-05T10:05:58+00:00Giugno 17th, 2019|comunicazione, lavoro|Commenti disabilitati su Problem solving: pensare fuori dagli schemi

About the Author: